Wie ist das eigentlich im Controlling?

Hallöchen! Schön, dass ihr wieder auf unseren Blog gestoßen seid. Ich bin`s Gilia und möchte euch heute vorstellen, was man eigentlich so alles im kaufmännischen Bereich macht. Ich war jetzt mehrere Wochen im Finanzmanagement und Controlling eingesetzt. Im Finanzmanagement habe ich beispielsweise viel über die Finanzbuchhaltung gelernt. Außerdem war ich im Archiv tätig und habe Unterlagen zur Vernichtung aussortiert. Im Controlling bin ich gerade und werde euch im Laufe meines Blogbeitrages viel darüber berichten. Aber eins kann ich euch jetzt schon über beide Bereiche sagen: Dort habt ihr es mit vielen Zahlen zu tun, es ist also nichts für schwache Nerven!

Finanzbuchhaltung? Was ist das überhaupt?
Im Finanzmanagement habe ich viel über die Aufgaben der Finanzbuchhaltung gelernt. Das Thema Finanzbuchhaltung hatten wir im Lernfeld in der Berufsschule. Ich hatte mich gerade erst damit vertraut gemacht, da kam es schon im Finanzmanagement dran. Aber was hat es mit der Finanzbuchhaltung überhaupt auf sich? Kurz und knapp erklärt, ist sie dazu da, dass das Unternehmen einen Überblick über seine Finanzen bekommt und Ordnung behält. Nur dadurch ist ersichtlich, ob ein Betrieb am Jahresende einen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hat. Als erstes habe ich mich mit Eingangsrechnungen beschäftigt. Mir wurden die Pflichtangaben auf der Rechnung erklärt und gezeigt. Nachdem ich mal eine richtige Eingangsrechnung gesehen hatte, konnte ich mir die schulische Theorie viel besser vorstellen und verinnerlichen. Die Eingangsrechnungen sind nur ein Beispiel der verschiedenen Arbeiten einer Finanzbuchhaltung.

Was macht Controlling im Unternehmen?
Unter dem Bereich Controlling versteht man die Unternehmenssteuerung. Hier lohnt sich ein Vergleich mit der „Seefahrt“. Unser Controller erklärte mir, dass das Controlling wie die Navigation auf einem Schiff zu verstehen ist. Der Geschäftsführer ist der Kapitän, während der Controller mit dem Navigator gleichzusetzen ist. Controlling ist ein Bereich, dessen Hauptaufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle der einzelnen Unternehmensbereiche und -funktionen ist. Im Controlling laufen die Daten aus dem Finanzmanagement und anderen Quellen zusammen und werden ausgewertet.

Woher kommen die Daten, die im Controlling verarbeitet werden?
Die Daten, die im Controlling verarbeitet werden, kommen aus den verschiedenen Datenbanken. Diese sind bei uns zum Beispiel die Programme für die Gastverwaltung und Finanzbuchhaltung.

Schonmal was von der Kapitalflussrechnung gehört?
In meiner ersten Einsatzwoche im Controlling habe ich mich intensiv mit der so genannten Kapitalflussrechnung auseinandergesetzt. Diese möchte ich euch nun anhand eines Beispiels und einer Grafik erläutern. 

Stellt euch vor, dass eine Familie das Ferienhaus Villa Seenland in der Hochsaison für 1 Woche, also 7 Tage bucht. Das Ferienhaus kostet 106,00 € pro Tag, also beträgt der Gesamtpreis für die 7 Tage 742,00 €. Dazu berechnen wir eine Nebenkostenpauschale für z. B. Bettwäsche, Endreinigung, Toilettenpapier in Höhe von 30,00 €. Der Bruttoumsatz beträgt also 772,00 € (742,00 € + 30,00 €). Ich habe das Ganze mal an einem schönen Wasserfall, den ihr im Bild sehen könnt, dargestellt. Ihr seht bestimmt, dass dieser viele verschiedene Becken und Zuläufe hat, womit ich euch die Kapital- oder Finanzflussrechnung veranschaulichen möchte. Die verschiedenen Werte habe ich auf die oben beschriebene Buchung bezogen (mit Prozentwerten – man kann auch absolute Werte ermitteln). 

Beginnen wir also mit dem ersten Zufluss. Der erste Zufluss soll den „Bruttoumsatz" (also unsere 772,00 €) darstellen. Im ersten Becken verbleibt die 7% Mehrwertsteuer (54,04 €) auf Übernachtungen, welche an das Finanzamt abgeführt wird. Der Nettoumsatz verbleibt im Unternehmen. Vom ersten Becken heraus fließt der Nettoumsatz dann weiter. Im zweiten Becken befindet sich der Materialaufwand mit 20%. Hierzu gehören Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Energiekosten (Strom, Gas und Wasser) und Verbrauchsmaterial, wie zum Beispiel Toilettenpapier, Reinigungsmittel, sowie Reparaturen, sogenannte Fremdleistungen. In Summe sind das 143,59 €. Diese von mir genannten Prozentwerte beziehen sich immer auf den Nettoumsatz 717,96 € (772,00 € Bruttoumsatz - 54,04 € Mehrwertsteuer). Aus dem zweiten Becken fließt das Wasser weiter und die Menge, die herausfließt, ist Rohertrag in Höhe von 574,37 € (717,96 € Nettumsatz - 143,59 € Materialaufwand). Ins dritte Becken fließt dieser Rohertrag weiter. Dort haben wir dann die Personalkosten mit 35%. Sie fallen in unserem Fall für die Reinigung des Ferienhauses durch die Abteilung Hauswirtschaft und anteilig für weitere Leistungen durch unsere Mitarbeiter (z. B. Rezeption, Gästebetreuung, Technik und Verbandsleitung) an. Die Summe der Personalkosten beträgt in unserem Beispiel 251,29 €. Im 4. Becken befinden sich anteilig sonstige fixe Sachkosten. Das sind Kosten, die unabhängig davon entstehen ob Gäste da sind oder nicht. Berechnet werden sie mit 10%, 71,80 €. Dazu gehören z. B. Kosten für Fahrzeuge, Werbung, Weiterbildung, Telefon- und Bürotechnik. Schlussendlich kommt am Ende des Wasserfalls das finanzielle Ergebnis, der Cash Flow an. In unserem Beispiel sind das 251,28 €. Dieses Geld steht dem Verband beispielsweise für Investitionen zur Verfügung.

An diesem Beispiel habe ich versucht, euch die Funktionsweise der Berechnungen im Controlling zu erklären. Unser Controller hat mir erzählt, dass man das auf ganz viele Bereiche im Unternehmen anwenden kann.

Insgesamt habe ich sehr viel Neues in den 3 Wochen in der Verbandsleitung dazugelernt und kann jetzt wesentlich besser mit Excel arbeiten. Alles was ich hier gelernt habe, benötige ich in der Schule und das, was ich in der Schule gelernt habe, brauche ich genauso hier. Ich bin froh und dankbar in so viele verschiedene Bereiche reinschnuppern zu dürfen, da jeder Bereich anders ist und einen unterschiedlichen Schwerpunkt hat.

Ich hoffe mein Blogbeitrag hat euch gefallen und ihr konntet etwas dazu lernen. Vielleicht hat es ja bei dem einen oder anderen Interesse geweckt. Ich würde mich freuen, wenn ihr das nächste Mal wieder reinschaut. Bis Bald!